2023年一季度，山西焦煤西山煤電新產(chǎn)業(yè)福利公司迎來一喜，他們研發(fā)的《檔案離線備份系統(tǒng)》獲得國家版權(quán)局軟件著作權(quán)證書。

殘疾人就業(yè)，打開了新天地

具體負責研發(fā)工作的，是該公司的檔案事業(yè)部。該部成立于2019年，是山西焦煤唯一一家專業(yè)從事檔案整理服務的單位。作為創(chuàng)業(yè)項目，面對社會提供檔案整理服務，為殘疾人就業(yè)拓展了新的空間。幾年來該公司檔案事業(yè)部從無到有、從弱到強，經(jīng)營項目從單一檔案整理服務拓展到檔案管理咨詢、數(shù)字化加工、軟件開發(fā)及專業(yè)設備銷售、維護、服務等等，業(yè)務從西山煤電、山西焦煤拓展到山西省交投集團、陽煤集團太化二基地、山西國際電力、山西農(nóng)大信息學院、山西省科技基金發(fā)展總公司、太原市園林局等20多家單位。

贏得客戶，要靠解決問題

目前市場上的檔案管理和服務水平難以滿足社會需求。該公司在承攬山焦西山鐵路公司檔案室時，按照規(guī)范達標要求，進行精益化規(guī)劃設計，使該檔案室實現(xiàn)了檔案數(shù)字化、辦公自動化、文檔一體化管理。

該公司針對建企時間長，獲得的榮譽牌匾、獎杯比較多，檔案整理難度大的情況，他們研發(fā)出了新型牌匾柜，將牌匾展示與儲存融為一體，以斜角隔離方法存放，既可展示又便拿取，還可通風除濕，并拍照掃描形成電子檔案。這樣一組牌匾柜可以存放上百個牌匾、獎杯、錦旗等檔案。他們還在對一些企業(yè)的作廢印章管理方面，創(chuàng)立了印章柜、印章盒、印章標簽、印章目錄、印章模印等整套管理系統(tǒng)及保存辦法，一舉解決了令人困擾的難題。

2000年國家檔案局體制改革后，對文書檔案單件的裝訂提出要求，10張以下文件不合適打孔穿線。該公司改變傳統(tǒng)檔案組卷采用的“三孔一線”裝訂方法，運用電動縫紉機裝訂，發(fā)明了“曲折線電動裝訂法”，過去用傳統(tǒng)方法一天裝訂量在100卷左右，現(xiàn)在一天裝訂量可達500~700卷，提高了效率，減少了損壞，還解決了檔案拆卸修改問題，在山西焦煤得到推廣應用。

檔案保存，要走數(shù)字化之路

多年來，電子檔案的收集、管理、保存、利用缺乏專業(yè)系統(tǒng)方法，比如很多企業(yè)早期采用3.5寸磁盤保存辦法，由于操作系統(tǒng)從dos到Windows 31、Windows 95、Windows 10多次升級換代，3.5寸磁盤逐漸被淘汰以致于無法讀取，存在磁盤里的電子檔案需要搶救。此外，傳統(tǒng)的檔案存儲方法還存在四處分散不易管理、急用之時難以檢索等問題。

為了解決電子檔案的長期存放問題和方便運用問題，該公司自主研發(fā)“檔案離線備份系統(tǒng)”并獲得國家版權(quán)局軟件著作權(quán)證書。該系統(tǒng)主要采用檔案級藍光光盤，建立分類索引、關鍵詞索引等多種查詢方式，解決了大容量電子檔案歸集、分類、封面、刻錄等長期保存和查詢的問題。

該系統(tǒng)的主要優(yōu)點是：一是集中管理各類文件，有利于電子檔案的檢索利用；二是電子檔案存檔格式統(tǒng)一為PDF；三是電子檔案和紙質(zhì)檔案同步歸檔；四是解決了電子檔案對原生信息系統(tǒng)的依賴，解決了多版本、多部門信息系統(tǒng)升級的數(shù)據(jù)遷移及長期保存問題；五是解決了電子檔案歸檔對接問題。這些研究成果，也受到了客戶歡迎。

工作創(chuàng)新，檔案管理板塊化

檔案管理的傳統(tǒng)做法是各自建立檔案室或檔案館，為此必然耗費一定的人力、物力、財力。為了幫助這些企業(yè)多快好省地解決問題，2019年以來，福利公司在檔案管理領域推出了檔案板塊化管理模式，它的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在三個方面：一是集中人才辦大事；二是促進檔案集中管理：三是有利于檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。這一管理模式在山西焦煤的檔案管理中初見成效，持續(xù)深耕，培養(yǎng)專業(yè)人才，破解技術難題，持續(xù)優(yōu)化服務，積極對外經(jīng)營，在此基礎上撰寫的論文《煤炭企業(yè)檔案板塊化管理初探》還獲得了中國煤炭工業(yè)協(xié)會頒發(fā)的二等獎。